SURABAYA – Masih bingung saat mengunduh E-Kitir dari layanan administrasi kependudukan (adminduk) lalu tiba-tiba diminta memasukkan PIN? Tenang, kamu tidak sendirian. Pertanyaan seperti ini menjadi salah satu yang paling sering diterima oleh admin Dukcapil Surabaya melalui Minduk maupun Bot Cak Takon.
Banyak warga mengira PIN tersebut dikirim melalui chat atau SMS. Padahal, PIN E-Kitir sebenarnya sudah tercantum di dalam dokumen Bukti Permohonan (E-Kitir) yang diterbitkan oleh Bot Cak Takon. Hanya saja, dokumen tersebut harus dibuka menggunakan laptop atau komputer agar tampilannya dapat terlihat secara lengkap.
Apa itu E-Kitir?
E-Kitir merupakan bukti permohonan elektronik yang diterbitkan setelah masyarakat mengajukan layanan administrasi kependudukan melalui website maupun aplikasi KNG. Di dalam E-Kitir terdapat QR Code dan PIN yang berfungsi untuk melakukan pelacakan (tracking) progres permohonan maupun mengakses dokumen yang telah diterbitkan.
Dengan kata lain, E-Kitir adalah “tiket digital” yang menunjukkan status permohonan adminduk kalian.
Bagaimana Cara Menemukan PIN E-Kitir?
Ikuti langkah-langkah berikut.
- Buka percakapan pada Bot Cak Takon.
- Pilih Bukti Permohonan (E-Kitir) yang telah diterbitkan.
- Unduh file tersebut.
- Buka file menggunakan laptop atau komputer karena preview E-Kitir belum dapat ditampilkan secara penuh melalui ponsel.
- Setelah dokumen PDF terbuka, kalian akan melihat QR Code beserta PIN yang tercantum tepat di bawahnya.
- Scan QR Code, kemudian masukkan PIN tersebut saat diminta.
- Selesai. Dokumen sudah dapat diakses maupun dicetak apabila telah diterbitkan.
Tidak Punya Laptop? Tetap Bisa Cek Status Permohonan
Bagaimana jika belum memiliki laptop atau komputer?
Tidak perlu khawatir. Meskipun PIN hanya dapat dilihat melalui preview PDF di laptop atau PC, masyarakat tetap dapat memantau perkembangan permohonan melalui Bot Cak Takon maupun website/aplikasi KNG menggunakan ponsel.
Perhatikan warna status permohonan berikut.
🟢 Selesai
Dokumen telah diterbitkan dan siap diunduh.
🟠 Sedang Diproses
Permohonan masih diverifikasi oleh petugas. Mohon menunggu hingga status berubah menjadi “Selesai”.
🔵 Menunggu Pemohon
Ada tindakan yang harus dilakukan oleh pemohon, seperti melengkapi persyaratan.
⚪ Ditunda
Permohonan masih diproses, namun petugas sedang menunggu konfirmasi atau koordinasi dengan instansi lain.
🔴 Dibatalkan Petugas
Permohonan dibatalkan karena alasan tertentu sesuai hasil pemeriksaan.
🔴 Dibatalkan Pemohon
Permohonan dibatalkan oleh pemohon sendiri.
Kenapa Status Saya Masih “Sedang Diproses”?
Jika status masih berwarna oranye, artinya permohonan sedang melalui proses verifikasi petugas.
Namun, jangan lupa untuk mengecek apakah terdapat revisi. Bisa jadi ada dokumen yang kurang jelas, salah unggah, atau perlu dilengkapi.
Apabila terdapat permintaan revisi, segera unggah kembali dokumen sesuai arahan petugas. Semakin cepat revisi dipenuhi, semakin cepat pula permohonan dapat diproses.
Kenapa Permohonan Saya Berstatus “Ditunda”?
Status Ditunda sering kali disalahartikan sebagai permohonan yang tidak dikerjakan. Padahal bukan demikian.
Status ini berarti petugas masih memproses permohonan, tetapi membutuhkan konfirmasi atau koordinasi dengan instansi lain sehingga waktu penyelesaiannya menjadi lebih lama.
Jadi, apabila status menunjukkan Ditunda, bukan berarti permohonan diabaikan. Mohon menunggu hingga proses koordinasi selesai.
Tips Menyimpan Dokumen Adminduk Digital
Setelah dokumen diterbitkan, jangan menunda untuk mengunduhnya.
Agar dokumen tidak hilang, simpan dalam dua bentuk berikut.
- Penyimpanan Digital
- Simpan pada folder khusus di perangkat.
- Cadangkan ke layanan cloud seperti Google Drive, OneDrive, atau iCloud Drive.
- Beri nama file yang jelas, misalnya “KK Keluarga”, “Akta Lahir Anak”, atau “KTP-el”.
- Aktifkan autentikasi dua langkah (2FA) pada akun cloud agar dokumen lebih aman.
- Penyimpanan Fisik
- Cetak dokumen adminduk yang telah diterbitkan dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) sebagai cadangan.
- Simpan dalam map khusus.
- Letakkan di tempat yang aman, kering, dan tidak lembap agar terhindar dari kerusakan.
Yuk, Jangan Sampai Dokumen Terlewat!
Setiap kali menerima pemberitahuan bahwa dokumen telah diterbitkan oleh Bot Cak Takon, segera unduh dan simpan dokumen tersebut. Biasakan juga memantau status permohonan secara berkala melalui Bot Cak Takon atau website/aplikasi KNG.
Dengan memahami fungsi E-Kitir, PIN, dan arti setiap status permohonan, masyarakat dapat memantau layanan adminduk secara mandiri tanpa perlu bingung atau datang langsung ke kantor.
Dukcapil Surabaya mengajak seluruh warga untuk memanfaatkan layanan administrasi kependudukan digital secara bijak. Jika masih mengalami kendala, jangan ragu menghubungi kanal resmi Dukcapil Surabaya agar mendapatkan informasi yang benar dan terpercaya.
