Persyaratan

  • Akta Kematian Baru
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Surat Keterangan kematian dari dokter/Surat Pernyataan Kematian dari Keluarga
  3. NIK atau KTP Jenazah atau KK Jenazah
  4. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya)
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk
    memudahkan pengajuan
  • Kematian Karena Ketidak Jelasan Keberadaan Seseorang Karena Hilang Atau Mati Tetapi Tidak Ditemukan Jenazahnya
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Penetapan Pengadilan
  3. NIK atau KTP Jenazah atau KK Jenazah
  4. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya.
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Kematian Karena Seseorang Yang Tidak Jelas Identitasnya
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Surat keterangan dari Kepolisian
  3. NIK atau KTP Jenazah atau KK Jenazah
  4. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya.
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk
    memudahkan pengajuan
  • Kematian Seseorang Yang Tidak Jelas Keberadaannya Karena Hilang Atau Mati Tetapi Tidak Ditemukan Jenazahnya Dalam Suatu Penerbangan
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Surat pernyataan kematian dari maskapai penerbangan/ nahkoda/ syahbandar
  3. NIK atau KTP Jenazah atau KK Jenazah
  4. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya.
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Kematian Seseorang Yang Tidak Memiliki Dokumen Kependudukan Dan/Atau Surat Keterangan Kematian
  1. Surat Keterangan Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Penetapan Pengadilan
  3. KTP atau KK Pemohon
  4. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya).
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Pelaporan Kematian Luar Negeri
  1. Surat Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Akta kematian luar negeri
  3. Surat keterangan dari KBRI/KJRI
  4. Surat Terjemahan Akta Kematian Luar Negeri yang dikeluarkan Lembaga Penerjemah tersumpah (asli)
  5. Akta Perkawinan
  6. Paspor/Dokumen Perjalanan.
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Pelaporan Peristiwa Kematian WNI Yang Dinyatakan Hilang Di Luar Negeri
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Keterangan Pernyataan Kematian dari Dinas di negara setempat
  3. Penetapan Pengadilan mengenai kematian seseorang.
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Pelaporan Kematian Orang Asing
  1. Formulir Pelaporan Pencatatan Sipil di dalam NKRI (F-2.01)*
  2. Paspor/Dokumen Perjalanan; dan/atau SKTT dan/atau KK dan KTP Orang Asing
  3. Surat Keterangan kematian dari dokter/Surat Pernyataan Kematian dariKeluarga
  4. NIK atau KTP Jenazah atau KK Jenazah
  5. KTP-el (apabila pemohon dan saksi memiliki data kependudukan di luar Kota Surabaya).
    (*) Formulir pendaftaran dapat disesuaikan formatnya pada aplikasi untuk memudahkan pengajuan
  • Akta Kematian Hilang atau Rusak
  1. Akta Kematian yang rusak (jika rusak);
  2. Surat Kehilangan dari Kepolisian (Jika hilang);
  3. Fotokopi Akta Kematian;
  4. Kartu Keluarga / KTP Pelapor.

Sistem Mekanisme dan Prosedur

  • Akta Kematian Baru
  1. Pemohon mengajukan permohonan Kematian WNI secara mandiri namun dapat pula dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Pemohon mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi KLAMPID
  3. Pemohon melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID
  4. Pemohon menerima dan mencetak e-kitir sebagai tanda bukti kepengurusan pelayanan Kematian WNI
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan pada aplikasi KLAMPID
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian dan kartu keluarga yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian dan kartu keluarga yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian dan kartu keluarga melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Kematian Karena Ketidak Jelasan Keberadaan Seseorang Karena Hilang Atau Mati Tetapi Tidak Ditemukan Jenazahnya
  1. Pemohon mengajukan permohonan Kematian karena ketidak jelasan keberadaan seseorang karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan
    jenazahnya dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Petugas registrasi kelurahan mengajukan permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  3. Pemohon mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi Lontong Balap
  4. Petugas Disdukcapil melakukan verifikasi permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  5. Petugas Disdukcapil melakukan penjadwalan sidang perkara aplikasi Lontong Balap dan menerima Penetapan Pengadilan Negeri
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram.
  • Kematian Karena Seseorang Yang Tidak Jelas Identitasnya
  1. Pemohon mengajukan permohonan Kematian karena seseorang yang tidak jelas identitasnya dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Petugas registrasi kelurahan mengajukan permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  3. Pemohon mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi Lontong Balap
  4. Petugas Disdukcapil melakukan verifikasi permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  5. Petugas Disdukcapil melakukan penjadwalan sidang perkara aplikasi Lontong Balap
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Kematian Seseorang Yang Tidak Jelas Keberadaannya Karena Hilang Atau Mati Tetapi Tidak Ditemukan Jenazahnya Dalam Suatu Penerbangan
  1. Pemohon mengajukan permohonan Kematian seseorang yang tidak jelas
    keberadaannya karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya dalam suatu penerbangan dibantu oleh petugas kelurahan;
  2. Petugas registrasi kelurahan mengajukan permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  3. Pemohon mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi Lontong Balap
  4. Petugas Disdukcapil melakukan verifikasi permohonan melalui aplikasi Lontong Balap
  5. Petugas Disdukcapil melakukan penjadwalan sidang perkara aplikasi Lontong Balap
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Kematian Seseorang Yang Tidak Memiliki Dokumen Kependudukan Dan/Atau Surat Keterangan Kematian
  1. Pemohon mengajukan permohonan kematian seseorang yang tidak memiliki dokumen kependudukan dan/atau surat keterangan kematian dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Petugas kelurahan mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi KLAMPID
  3. Petugas kelurahan melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID
  4. Petugas kelurahan mengunduh dan mencetak e-kitir sebagai tanda bukti kepengurusan pelayanan kematian seseorang yang tidak memiliki dokumen kependudukan dan/atau surat keterangan kematian untuk diberikan kepada pemohon
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan pada aplikasi KLAMPID
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Petugas kelurahan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Pelaporan Kematian Luar Negeri
  1. Pemohon mengajukan permohonan pelaporan kematian luar negeri secara mandiri atau dapat dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Pemohon mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi KLAMPID
  3. Pemohon melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID
  4. Pemohon menerima dan mencetak e-kitir sebagai tanda bukti pengurusan pelayanan pelaporan kematian luar negeri
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan pada aplikasi KLAMPID
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan pengajuan TTE untuk pelaporan kematian luar negeri pemohon melalui aplikasi KLAMPID
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa Surat Keterangan Pelaporan Kematian Luar Negeri yang sudah ber-TTE dari aplikasi KLAMPID
  9. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa Surat Keterangan Pelaporan Kematian Luar Negeri yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  10. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa Surat Keterangan Pelaporan Kematian Luar Negeri melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram.
  • Pelaporan Peristiwa Kematian WNI Yang Dinyatakan Hilang Di Luar Negeri
  1. Pemohon mengajukan permohonan pelaporan peristiwa kematian WNI yang dinyatakan hilang di luar negeri dibantu oleh petugas kelurahan
  2. Petugas kelurahan mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi KLAMPID
  3. Petugas kelurahan melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID
  4. Petugas kelurahan pengunduh dan mencetak e-kitir sebagai tanda bukti kepengurusan pelayanan pelaporan peristiwa kematian WNI yang dinyatakan hilang di luar negeri untuk diberikan kepada pemohon
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan pada aplikasi KLAMPID
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Petugas kelurahan mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Pelaporan Kematian Orang Asing
  1. Pemohon mengajukan permohonan pelaporan kematian orang asing dibantu oleh petugas kecamatan
  2. Petugas mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk PDF pada aplikasi KLAMPID
  3. Petugas melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID
  4. Petugas mengunduh dan mencetak e-kitir sebagai tanda bukti kepengurusan pelayanan pelaporan kematian orang asing untuk diberikan kepada pemohon
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan pada aplikasi KLAMPID
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa akta kematian WNA yang sudah ber-TTE dari SIAK
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen kependudukan berupa akta kematian WNA yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa akta kematian WNA melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan kertas HVS A4 80gram
  • Akta Kematian Hilang atau Rusak
  1. Pemohon mengajukan permohonan kutipan kedua akta Kematian secara mandiri;
  2. Pemohon menggunggah dokumen persyaratan dalam bentuk 1 pdf pada aplikasi KLAMPID;
  3. Pemohon melakukan validasi permohonan pada aplikasi KLAMPID;
  4. Pemohon menerima dan mencetak ekitir sebagai tanda bukti pengurusan pelayanan kutipan kedua akta Kematian;
  5. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan verifikasi terhadap kelengkapan berkas permohonan di aplikasi KLAMPID;
  6. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan validasi terhadap permohonan dengan mencatatkan di database SIAK;
  7. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya melakukan pengajuan TTE untuk kutipan kedua akta Kematian dan catatan pinggir pemohon melalui aplikasi KLAMPID; Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunduh dokumen kependudukan berupa kutipan kedua akta Kematian dan catatan pinggir yang sudah ber-TTE dari SIAK;
  8. Petugas registrasi Disdukcapil Kota Surabaya mengunggah dokumen
    kependudukan berupa kutipan kedua akta Kematian dan catatan pinggir
    yang sudah ber-TTE ke aplikasi KLAMPID;
  9. Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen kependudukan ber-TTE berupa kutipan
    kedua akta Kematian dan catatan pinggir melalui aplikasi KLAMPID dengan menggunakan
    kertas HVS A4 80gram.

Jangka Waktu Pelayanan

7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal diterimanya berkas permohonan secara lengkap dan benar.

Biaya

Tanpa dipungut biaya (Gratis)

Penanganan Pengaduan

Pengaduan, Saran dan Masukan dapat dilakukan dengan prosedur :
1. Datang Langsung;
Pengunjung langsung konsultasi dengan petugas
2. E-mail;
Pengunjung langsung mengirim pengaduan tertulis melalui e-mail : dis_dukcapil@surabaya.go.id
3. Call Center;
Warga dapat menghubungi melalui nomor telepon 031-99254200
4. Website;
Warga bisa langsung mengirim pengaduan tertulis melalui website di aplikasi KLAMPID – menu pengaduan online atau bisa mengakses link : https://dukcapilsapawarga-dispendukcapil.surabaya.go.id/